労働条件通知書は「書いてあること」より「合っているか」
佐怒賀 奨吾── 契約更新のタイミングで確認すべき実務の本質
労働条件通知書は、出していれば足りる書類ではありません。
契約更新の実務を見ていると、むしろ「きちんと出している会社ほど」見落としやすいリスクがあります。
多くの現場では、契約更新が業務として定着しています。
年度、半期、クオーターなど、会社の管理単位に合わせて更新を行い、
前年の様式をベースに条件を確認し、通知書を交付する。
この流れ自体は、決して間違いではありません。
問題になるのは、その作業が流れ作業になった結果、何が起きているかです。
労働条件通知書は「手続書類」ではなく「合意内容」
労働条件通知書は、単なる事務書類ではありません。
- 労使間で、どのような条件で働くことに合意しているのか
- その合意が、いつ・どの内容で成立しているのか
を示す、個別具体の合意内容です。
就業規則が「共通ルール」だとすれば、
労働条件通知書は「その人に適用される前提条件」を示す書類です。
そのため、
- 書面の内容
- 実際の働き方
- 会社の説明
この3つが噛み合っていないと、
通知書そのものの信用が落ちてしまいます。
リスク①｜記載内容と実態が合っていない
まず一つ目は、以前からある典型的なリスクです。
労働条件通知書に書いてある内容と、実際の働き方が合っていない。
例えば、次のようなケースです。
- 通知書上は「所定労働時間7時間」
- 実際のシフトは常態的に8時間
- 残業は「想定なし」と記載しているが、実態として毎日発生している
現場感覚では、
「本人も分かって働いている」
「慣習としてそうなっている」
という認識になりがちです。
しかし、労使間で合意した内容としてまず見られるのは、
労働条件通知書の記載内容です。
このズレは、次のような場面で問題になります。
- 労基署の臨検で、通知書の内容を前提に質問される
- 未払い残業代請求で「この条件で合意していたはず」と会社側の説明が弱くなる
- 雇止め・更新拒否の場面で「当初条件と違う」と主張される
実態がどうであれ、
書面と合っていない時点で説明が苦しくなるのが現実です。
リスク②｜法改正への対応が間に合っていない
二つ目は、近年特に増えているリスクです。
**2024年4月施行の法改正（労働条件明示ルールの見直し）**により、
労働条件通知書に明示すべき内容は増えています。
特に有期契約労働者については、
- 契約更新の上限の有無
- 更新判断の基準
- 就業場所・業務内容の変更範囲
- 無期転換に関する事項
など、「前年踏襲」では対応できない項目が明確に求められるようになりました。
それにもかかわらず、
- 旧様式のまま更新している
- 法改正前の表現を使い続けている
という場合、
実態とのズレ以前に、現在の法令に適合していない労働条件通知書
になっている可能性があります。
これは、運用の工夫でカバーできる問題ではありません。
リスク③｜法改正には対応したが、その後の運用が反映されていない
実務上、もっとも多く、かつ気づきにくいのがこのパターンです。
- 法改正をきっかけに、一度は通知書の内容を整理した
- 専門家のチェックも受けた
- しかし、その後の運用変更を反映していない
例えば、
- 更新判断基準を明文化したが、実際の判断は別の基準で行われている
- 業務内容の変更範囲を書いたが、想定外の業務を恒常的に任せている
- 配置転換の範囲を整理したが、組織変更後の実態と合っていない
会社側の感覚としては、
「法改正対応は終わっている」
「一度きちんと整理した」
という認識になりがちです。
しかし外から見れば、
分かっていて直していない状態
と評価されることもあります。
この場合、行政対応や紛争の場面で、
- 「この更新基準で合意しているのですよね？」
- 「この変更範囲と、実際の配置は整合していますか？」
と、通知書の記載内容そのものが問い直されることになります。
実務で確認すべきなのは「項目」ではなく「説明できるか」
労働条件通知書を見直す際、
チェックリストを埋めること自体が目的ではありません。
重要なのは、次の点を説明できるかどうかです。
- 今回の更新で、何が変わり、何が変わっていないのか
- 現場の運用と通知書の内容に矛盾はないか
- 第三者に、紙1枚で説明して違和感がないか
「Excelでも説明できる」
「紙でも説明できる」
というのは、ツールの話ではなく、
合意内容と実態が整理されているかの目安に過ぎません。
契約更新は「ズレを修正する機会」
労働条件通知書は、
- 一度作って終わり
- 法改正対応をしたら終わり
の書類ではありません。
契約更新のタイミングは、
実態と合意、法令とのズレを修正できる数少ない機会です。
流れ作業になりがちな更新業務だからこそ、
「書いてあること」ではなく、
**「今も合っているか」**を一度立ち止まって確認する。
それが、後からの是正やトラブルを防ぐ、
もっとも現実的な実務対応だと考えています。
労働条件通知書の運用・判断に不安がある場合はご相談ください
労働条件通知書は、
書式や記載項目をそろえることよりも、
実際の働き方や法令と整合しているかが重要です。
- 更新作業が流れ作業になっている気がする
- 法改正への対応はしたが、実態まで確認できていない
- 現場の運用と、書面の内容にズレがないか整理したい
こうした 実務判断・運用設計に関するご相談については、
無料相談の中で状況を整理し、考え方や方向性をお伝えしています。
まずは現状確認からでも構いません。
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