労働条件通知書の雛形を無料公開｜正社員・有期契約・短時間労働者に対応
佐怒賀 奨吾「労働条件通知書は交付していますか？」
労務トラブルの相談の中で、「そもそも労働条件通知書を交付していなかった」「内容があいまいだった」という声は少なくありません。
口頭で「給与は◯万円」「週◯日勤務ね」と伝えるだけでは法的に不十分で、後になって「そんな条件は聞いていない」と従業員から主張され、紛争に発展してしまうこともあります。
労働条件通知書は、従業員との信頼関係を築くうえでの最低限のスタートライン。法律上も交付が義務づけられている重要書類です。
労働条件通知書とは
労働条件通知書とは、労働基準法第15条に基づき「雇用時に使用者が労働者に対して労働条件を書面で明示しなければならない」と定められている文書です。
「労働契約書」と混同されがちですが、両者は次のように異なります。
- 労働条件通知書：会社が労働者に一方的に明示するもの（交付義務あり）
- 労働契約書：会社と労働者が合意して締結するもの（法的義務はないが望ましい）
なお、現在は紙だけでなく、電子メールやクラウドシステムなどによる交付も認められています。
記載すべき必須項目
労働条件通知書には、次の事項を必ず明示する必要があります（労基法第15条、施行規則第5条）。
- 労働契約の期間（有期か無期か、開始日・終了日）
- 就業の場所・従事する業務内容
- 始業・終業の時刻、休憩・休日・休暇、残業の有無
- 賃金の決定方法・計算方法・支払方法・締切日・支払日・昇給の有無
- 退職に関する事項（解雇事由を含む）
ここが不十分だと、「残業代は給与に含まれているはず」と会社が思っていても、通知書に明記していなければ無効扱いとなり、未払い残業請求につながることがあります。
有期契約・短時間労働者の場合に追加で必要な項目
雇用形態によって、さらに明示が必要な項目があります。
有期契約労働者
- 契約の更新の有無
- 更新する場合の判断基準（勤務成績・業務量・経営状況など）
- 更新手続きの方法（通知時期、更新方法など）
短時間・パートタイム労働者
- 昇給の有無
- 退職手当の有無
- 賞与の有無
- 相談窓口の明示
このように、雇用形態ごとに必須事項が異なるため、1種類の雛形だけで全てに対応するのはリスクがあります。実務では、正社員用・有期契約社員用・短時間労働者用の少なくとも3種類を用意しておくことが安心です。
| 雇用形態 | 必須項目（共通） | 追加で必要な項目 |
|---|---|---|
| 正社員 （無期雇用） | ・契約期間（無期） ・就業場所／業務内容 ・労働時間・休日・休暇 ・賃金（決定方法・締日・支払日・昇給） ・退職に関する事項（解雇含む） | 特になし |
| 有期契約社員 | 上記に同じ | ・契約の更新有無 ・更新判断基準（勤務成績・業務量など） ・更新手続き（通知時期・方法） |
| 短時間勤務者 （パート・アルバイト等） | 上記に同じ | ・昇給の有無 ・退職手当の有無 ・賞与の有無 ・相談窓口の明示 |
よくある不備・トラブル事例
労働条件通知書の整備不足は、実際に次のようなトラブルにつながります。
事例1：残業代の不備
通知書に残業代の扱いを明記していなかったため、従業員から数年分の未払い残業代を請求された。
事例2：有期契約の更新条件が曖昧
「更新されると思っていたのに、急に契約終了と言われた」と従業員が主張。通知書に更新基準がなかったため、会社が不利に。
事例3：パート労働者の待遇条件を明示せず
「賞与は支給されない」と説明していたが通知書に書かれておらず、支給を求められてトラブルに発展。
事例4：解雇条件の記載漏れ
「解雇できる場合の定めが通知書にない」と争われ、解雇無効リスクが生じた。
いずれも「書面に明記しなかったこと」が原因です。
まとめと実務への落とし込み
労働条件通知書は単なる形式的な書類ではなく、労使トラブルを防ぐための第一歩です。
正社員・有期契約社員・短時間労働者と、雇用形態ごとに必要な項目は異なります。ひとつの通知書だけで全員をカバーするのは危険です。
そこでHR designでは、以下の3種類の雛形を無料でご用意しました。
- 正社員用
- 期間雇用者用
- 短時間労働者用
Word形式なので、自社の状況に合わせて自由にカスタマイズできます。まずは自社の通知書と見比べて、抜け漏れがないか確認してみてください。
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